Ein neues Jahr, ein bekanntes Problem – die Grippewelle. Als Unternehmer kennen Sie die Auswirkungen: Der Virus verbreitet sich im eigenen Haus, bei Kunden und bei Lieferanten. In der Folge verzögern sich einzelne Arbeitsschritte, einige Termine verschieben sich, und eventuell müssen Sie etwas mehr Geld ausgeben. Alles in allem kein Grund zur Sorge. Sie können Ihren Geschäftsbetrieb mit normalen operativen Mitteln stabil halten, beispielsweise durch Mehrarbeit der „Gesunden“.

Was aber, wenn sich die handelsübliche Grippe zu einer Pandemie auswächst? Wenn, wie Experten schätzen, nicht 10% der Mitarbeiter ausfallen, sondern weit mehr als die Hälfte? Wenn der Bedarf an Medikamenten und klinischer Versorgung nicht mehr gedeckt werden kann? Mit Bordmitteln kommen Sie in einem solchen Fall wohl nicht mehr aus. Versicherungen, Verträge und Normen, vor allem aber der gesunde Menschenverstand fordern daher eine Notfallplanung: Ein Vordenken von Maßnahmen, die in Krisen umzusetzen sind.

Am Beispiel einer Grippe-Pandemie lässt sich Notfallplanung einfach erklären.

Wo tut es besonders weh?

Bei der Notfallplanung überlegen Sie zuerst, wo ein plötzlicher Ausfall das Unternehmen besonders hart treffen würde. Sind es Gebäude, Einrichtungen, Maschinen, IT-Systeme? Oder Menschen, Kunden, Partner, Lieferanten? Was davon für den laufenden Betrieb unverzichtbar ist und nicht kurzfristig durch Alternativen ersetzt werden kann, sollten Sie sich genauer ansehen. Für unser Beispiel der Pandemie wäre die Belegschaft die kritische Ressource.

Was kann passieren?

Jede Ressource ist spezifischen Bedrohungen ausgesetzt. Gebäude können nach einer Extremwetterlage überflutet werden, IT-Systeme können durch Internet-Attacken stillgelegt werden, wichtige Kunden können insolvent werden. Hier geht es um Ihre Mitarbeiter, die krank werden können. Nun legen Sie fest, ab welcher Größenordnung ein Ausfall der Mitarbeiter einen Notfall darstellt. Dazu beziffern Sie die Folgekosten, weil Leistungen nicht erbracht werden und Kunden auf andere Alternativen umsteigen. Wenn der Ausfall der Mitarbeiter nach Ihrer Definition zum Notfall wird, benötigen Sie besondere Maßnahmen.

Was ist im Notfall zu tun?

Der Vorteil der Notfallplanung ist, dass Sie sich in einer ruhigen Zeit Gedanken machen können anstatt hektisch zu reagieren. So können Sie Auswirkungen genauer untersuchen und mögliche Handlungsoptionen bewerten. Möglicherweise müssten Sie bei einer Pandemie Transport- und Reisebeschränkungen berücksichtigen. Das Ausweichen auf mehr Heimarbeit, intensivierte Hygienemaßnahmen oder die Bevorratung bestimmter Medikamente wären denkbare Maßnahmen. Aus den vorhandenen Optionen wählen Sie nun diejenigen, die Ihr Unternehmen sich leisten und wirkungsvoll umsetzen kann.

Wer macht was?

Nach der Auswahl bedarf es der Festlegung, wer sich im Notfall um die einzelne Maßnahme kümmert. Wenn Sie etwa auf Medikamente zurückgreifen wollen, legen Sie fest, welche Person die Medikamente besorgt und welche Ärzte sie beauftragen darf. Am besten erfassen Sie hierbei auch gleich die Kontaktdaten von externen Ansprechpartnern, wie Ärzten und Krankenhäusern. Empfehlenswert ist auch die Einrichtung eines Krisenstabs, der die Kommunikation und die Entscheidungen im Notfall übernimmt. Die Kontakte der dort Genannten sollten ebenfalls hinterlegt werden. Sind Technik und IT betroffen, müssen Sie eventuell auch das kontrollierte Herunterfahren und den Wiederanlauf einplanen.

Funktioniert es wirklich?

Fast am Ziel: Die relevanten Ressourcen sind identifiziert, ebenso die wichtigsten Bedrohungen. Was getan wird, wer aktiv wird, wer alarmiert wird, und wer sonst noch helfen kann, ist in einem Notfallplan beschrieben. Damit der Plan im Ernstfall funktioniert, müssen die betroffenen Mitarbeiter ihn kennen und finden, ebenso die Kontakte aktuell und die Maßnahmen umsetzbar sein. Arbeit von zuhause funktioniert beispielsweise nur mit ausreichenden Netzzugängen. Anhand von regelmäßigen Übungen mit den Beteiligten können Sie dies prüfen und sicherstellen.

Denkfalle Wahrscheinlichkeit

Wenn Sie sich bereits mit Risikomanagement befasst haben, kennen Sie die Häufigkeit des Auftretens als Parameter zur Priorisierung von Risiken. Zweifellos treten Insolvenzen infolge falscher Geschäftsstrategien häufiger auf als nach Krankheiten. Dennoch sollten Sie sich in Ihrer Notfallplanung auf die Auswirkungen konzentrieren. Die letzte große Grippe-Pandemie datiert beispielsweise aus dem Jahr 1968. Mediziner und Virologen gehen jedoch davon aus, dass eine Virengrippe mit vergleichbarem Ausmaß jederzeit möglich ist. Und genau darum geht es bei der Notfallplanung: Ihr Unternehmen so gut wie möglich auf plötzlich auftretende und gravierende Bedrohungen vorzubereiten.